Планирование и координация судозахода

• Приём и проверка предварительной информации по судну, грузу и рейсу (ETA/ETD, осадки, ограничения, опасные/негабаритные грузы).
• Подбор оптимального порта/терминала и схемы обработки с учётом очередей, ледовой/погодной обстановки, ограничений по осадке и габаритам.
• Согласование окна швартовки, постановки к причалу, графика грузовых операций.

Документы и взаимодействие с контролирующими органами

• Подготовка и подача предварительных уведомлений, судовых деклараций и комплектов документов.
• Организация прохождения пограничного, таможенного, санитарного, карантинного и иных видов контроля (в зависимости от типа судна и груза).
• Консультации по требованиям российского законодательства и портовых правил.

Портовые сервисы и обеспечение готовности

• Заказ лоцманской проводки, буксиров, швартовных команд, постановки на якорь/в ожидание.
• Организация ледокольной проводки (в сезон) и сопровождение по ледовым процедурам.
• Предварительный расчёт и согласование портовых сборов, услуг и предполагаемых расходов (proforma disbursement account).
• Подготовка заявок на снабжение: бункер, вода, провизия, запчасти, расходные материалы, утилизация отходов.
• Координация смены экипажа, визитов, трансферов и гостиниц (при необходимости).

Оперативное управление судозаходом

• Встреча судна, постоянная связь с капитаном, терминалом и портовыми службами 24/7.
• Контроль швартовки/отшвартовки, соблюдения требований безопасности и портового режима.
• Координация инспекций и проверок, сопровождение представителей служб на борту.

Грузовые операции и терминальная координация

• Согласование и контроль плана погрузки/выгрузки, таймшитов, сменности, производительности.
• Взаимодействие с терминалом, сюрвейерами, экспедиторами, стивидорами.
• Организация сюрвейерских услуг, отбора проб, пломбирования, оформления актов (по необходимости).
• Оперативное решение внештатных ситуаций: корректировки плана, задержки, погодные простои, претензии.

Снабжение и сервисы для судна и экипажа

• Организация бункеровки, поставки воды, провизии, техснабжения, запасных частей.
• Заказ и контроль работ: ремонтные бригады, водолазные работы, инспекции, классификационные услуги (по согласованию).
• Утилизация мусора, шлама, сточных вод; оформление соответствующих документов.
• Медицинская помощь, доставка медикаментов, визиты врача.
• Смена экипажа: приглашения, трансферы, сопровождение, оформление пропусков и доступов.

Финансы и прозрачность расходов

• Ведение дисбурсментского счёта, контроль начислений портовых служб и подрядчиков.
• Согласование дополнительных услуг с судовладельцем.

Подготовка к выходу без задержек

• Подготовка и закрытие всех портовых формальностей, получение разрешений на отход.
• Финальная сверка документов: грузовые документы, акты, таймшиты, подтверждения услуг.
• Заказ лоцмана, буксиров, швартовных команд, согласование времени отхода.
• Координация выхода из порта, перехода к следующей точке маршрута/рейда.

Финальные расчёты

• Подготовка финального дисбурсментского счёта, контроль корректности выставленных услуг и сборов.
• Организация оплаты портовых счетов/подрядчиков (по договорённости) и закрывающих документов.